Na menadžment treninzima polaznici se najviše žale na količinu sastanaka u organizaciji. Tipična je rečenica: „Na sastancima sam do pet popodne, a onda ostajem u uredu kako bih odradio posao koji sam trebao napraviti taj dan.“
Sastanci su najveći bespotrebni trošak na koji organizacije troše gomilu novca. Još k tome na ljude djeluju demotivirajuće jer je dobar dio tih sastanaka besmislen, nepotreban, nepripremljen i bez jasne agende, svrhe i cilja. Na sastanku nema točno dogovorenih aktivnosti, nositelja ni rokova, sve ostaje u „zraku“, pa je nakon toga potreban još jedan sastanak.
Kako je rekao Fredmund Malik u svojoj knjizi „Managing, Performing, Living“, velika količina sastanaka u organizaciji uzrokuje još veću količinu sastanaka, dok se na kraju ne dogodi da menadžeri u organizaciji većinu svojeg vremena troše na prisustvovanje sastancima. Udio sastanaka u radnom danu menadžera ne bi trebao biti veći od 30 %. Iznad toga problem je ili u menadžeru ili u sustavu prema kojem organizacija funkcionira. U svakom slučaju, tada govorimo o neefikasnosti te osobe ili cijele organizacije.
Vrste sastanaka
Sastanke općenito možemo podijeliti na sljedeće tipove:
- redoviti timski sastanci
- sastanci projektnog tima
- sastanci jedan na jedan
- prezentacijski sastanci
- ostali (uprava, nadzorni odbori, usuglašavanja…)
Izgubiti se u šumi sastanaka vrlo je lako. Sastanci koji završavaju dogovaranjem novih sastanaka, koji zatim proizvode nove sastanke, česta su pojava u organizacijama.
Četiri pravila učinkovitih sastanaka
Pravilo 1: Organizirajte samo potrebne sastanke
Većinu svojih sastanaka možete izbaciti iz rasporeda. Ne organizirajte sastanak bez prijeke potrebe. Ako trenutno već imate priličan broj sastanaka u svom kalendaru, ukinite dobar dio njih i na drugačiji način organizirajte rad.
Pravilo 2: Definirajte agendu i cilj prije sastanka
Ne podržavajte i ne održavajte sastanke koji nemaju unaprijed pripremljenu agendu i cilj, poslane dovoljno unaprijed kako bi se svi mogli pripremiti. Dobro pitanje koje si možete postaviti pri pripremi sastanka jest: Što želim da bude konkretan rezultat sastanka koji želim održati? Što ćemo konkretno dobiti od sastanka? Ovdje morate biti kristalno jasni ako želite sazvati sastanak.
Pravilo 3: Završite sastanak konkretnim dogovorima
Svaki sastanak neka završi:
- popisom aktivnosti
- svaka aktivnost treba imati svojeg nositelja (samo jedna osoba)
- svaka aktivnost treba imati svoj rok
- svaki sastanak odnosno aktivnost treba imati dogovoren termin za follow-up (individualno ili timski) ili način izvještavanja
Pravilo 4: Zabilježite odluke i odgovornosti
Svaki sastanak treba imati zapisnik koji sadržava ova četiri prethodno navedena elementa. Redoviti tjedni sastanci
Kao menadžer odredite jedan dan u tjednu za tjedni sastanak svog tima. Taj sastanak ne smije trajati više od 1,5 h i uvijek mora biti održan u isto vrijeme, isti dan u tjednu i s istom strukturom (ne i sadržajem). Redovito održavanje tjednih sastanaka može zamijeniti većinu ad hoc ili jedan na jedan sastanaka.
Dosljednost i disciplina u održavanju tjednih sastanaka ključni su za učinkovitost tima. Uobičajena praksa je da se na tjednim sastancima izvještava o tome što je tko napravio. Takav pristup nije koristan jer se fokusira na aktivnosti, a ne na rezultate.
Na tjednim sastancima treba izvještavati o postignutim rezultatima, a ne o poduzetim aktivnostima. Aktivnosti su sredstvo, a ne cilj.
Svrha rada u organizaciji je postizanje rezultata. To uključuje povećanu produktivnost, nove kupce, financijske rezultate, povećanje kvalitete usluge, povratne informacije od kupaca ili dobavljača te povratne informacije o uključenosti ljudi.
Tjedni sastanak treba biti strukturiran tako da omogućuje jasnoću, kratkoću i fokus na rezultate.
Struktura tjednog sastanka
Uvod (10 minuta)
Započnite s 5–10 minuta neformalnog razgovora. Jedan od načina je da svatko kratko kaže što mu se najbolje dogodilo u prošlom tjednu, privatno ili poslovno. To pomaže u opuštanju atmosfere koja može biti napeta iz raznih razloga. Važno je da svi budu kratki i sažeti kako ukupno vrijeme ne bi prelazilo 10 minuta.
Zadaci (10 minuta)
Zadaci se pregledavaju kao „izvršeno – nije izvršeno“. U ovom dijelu sastanka nema rasprave o zadacima koji nisu izvršeni. Ovo je jako bitno jer se često dogodi da se sastanak svede na raspravu o jednom zadatku ili projektu o kojem se onda raspravlja u nedogled. Takav pristup narušava strukturu sastanka i smanjuje njegovu učinkovitost, a negativno utječe i na timsku dinamiku. Ako postoji potreba za raspravom, donesite odluku hoće li se to riješiti jedan na jedan ili se definira kao tema za dio sastanka „Problemi i prilike“.
Problemi i prilike (60 minuta)
Ovo je važan dio sastanka gdje se nominiraju teme koje su važne. To mogu biti teme (problemi ili prilike) vezane uz projekte, odnose, proizvode, rezultate, ljude, opremu, kupce, dobavljače, procese, ciljeve, nova tržišta i tako dalje. Teme se skupljaju kroz cijeli tjedan ili na samom sastanku. Kada su teme skupljene, prioritizirajte ih zajedno s ostatkom tima tako da ih složite od najvažnijih prema manje važnima. Nakon toga kreće se u raspravu, tema po tema.
One teme koje se ne uspiju riješiti na tom sastanku prenose se na sljedeći tjedan. Ovdje je važno da se u dijalog uključe svi prisutni te da je voditelj sastanka onaj koji facilitira dijalog, a ne onaj koji dominira dijalogom. Dominacija će rezultirati pasiviziranjem ostalih članova, pa će nakon nekog vremena tjedni sastanci izgledati kao monolog, a ne dijalog.
Zatvaranje sastanka (10 minuta)
Kratki krug u kojem svatko kaže koliko je zadovoljan sastankom i ima li još nešto što bi volio ili voljela dodati.
Uloge u tjednom sastanku
Trebat će vam tri uloge u tjednom sastanku. To su:
Voditelj sastanka: vodi sastanak, facilitira raspravu, postavlja pitanja, uključuje ljude i slično. Najčešće tu ulogu ima voditelj tima.
Vlasnik procesa sastanka: vodi računa o tome da se svi drže predviđenog vremena, sadržaja i strukture. Ako netko predugo priča ili ulazi u detalje kod pregleda zadataka umjesto da ih prebaci u „Problemi i prilike“, tu intervenira vlasnik procesa.
Zapisničar: ova osoba zapisuje sve što je potrebno zapisati (aktivnosti, nositelje, rokove) i šalje svima na uvid. Ako koristite alat tipa Asana, onda zapisničar direktno unosi zadatke i rokove osobi koja je preuzela obavezu.
BOOM elementi tjednog sastanka
BOOM je organizacijski model poslovanja koji kombinira strukturu i disciplinu s autonomijom i povjerenjem te organizacijama osigurava uspjeh.
U BOOM tjednim sastancima, uz gore navedeno, provodi se i pregled „semafora“ operativnih aktivnosti, strateških projekata i ključnih financijskih pokazatelja. Semafor u sastancima je vizualni alat, odnosno KPI (ključni pokazatelj uspješnosti), koji koristi boje (crvenu, žutu i zelenu) kako bi u nekoliko sekundi prikazao trenutačni status projekta, cilja ili zadatka. Omogućuje timu da jednim pogledom uoči gdje je potrebna hitna intervencija, a što ide prema planu. Također, omogućuje zaposlenicima iz različitih odjela jasan pregled općeg zdravlja poslovanja.
Ti elementi snažno utječu na fokus ljudi prema rezultatima koji su u skladu sa strategijom kompanije, odnosno onime što je zaista važno i ključno za uspjeh organizacije. Također, svaka osoba definira svoj fokus (1–3 ključne aktivnosti/cilja) za naredni tjedan, mjesec i kvartal, usklađen sa strategijom tvrtke.
Ako želite procijeniti operativnu i organizacijsku izvrsnost svoje tvrtke te razinu usklađenosti s BOOM modelom, napravite kratku samoprocjenu na ovom linku.
Ako želite strukturirati sastanke i povećati operativnu učinkovitost, javite nam se za 30-minutni razgovor.
